Dans le monde des affaires trépidant d'aujourd'hui, le temps est une denrée précieuse. Pourtant, beaucoup d'entre nous se retrouvent encore coincés dans des réunions qui semblent ne mener nulle part, gaspillant nos ressources. Les recherches de Steven G. Rogelberg, professeur chancelier à l'Université de Caroline du Nord, montrent qu'environ 90 % des personnes déclarent rêver pendant les réunions et 73 % admettent faire du multitâche pendant ces réunions. C'est une indication claire que quelque chose doit changer.
Dans cet article, nous allons explorer les valeurs fondamentales et les principes d'une organisation de réunion mature. Nous vous fournirons des outils pour vous assurer que vous tirez le meilleur parti de votre temps et vous expliquerons ce qu'il faut faire et ne pas faire pour organiser et assister à des réunions. En suivant ces conseils, vous pourrez transformer vos réunions de pertes de temps frustrantes en sessions productives et engageantes.
Nous ne couvrirons pas les outils numériques qui peuvent vous aider à atteindre vos objectifs de réunion, car il existe de nombreux outils disponibles et ce domaine est en constante évolution. Au lieu de cela, nous nous concentrerons sur les principes fondamentaux de l'organisation de réunions dans une organisation mature. Alors, commençons votre voyage vers des réunions meilleures et plus efficaces.
Les réunions ne devraient jamais être une perte de temps
Les réunions peuvent être un outil efficace pour résoudre rapidement les problèmes et établir les prochaines étapes et les points d'action. Cependant, une réunion mal gérée peut entraîner une perte de temps, de la frustration et un désengagement des participants. Pour vous assurer que vos réunions sont productives et engageantes, il est important de suivre quelques principes clés.
Tout d'abord, ne planifiez pas de réunions qui manquent de structure, d'organisation ou d'objectif. Celles-ci sont souvent qualifiées de "réunions de merde". Ils peuvent avoir le mauvais créneau horaire, un sujet vague ou inexistant, aucun ordre du jour ou détails dans le corps, ou trop de personnes invitées ou mauvaises. Parfois, ils sont récurrents et trop fréquents.
Deuxièmement, évitez d'organiser des réunions sans modération, ordre du jour ou gestion du temps appropriés. Les participants doivent être préparés et éviter les présentations PowerPoint surprises où tout le texte est lu mot à mot par l'auteur. Le sujet doit être présenté et discuté, et la documentation doit être distribuée avant la réunion.
Adoptez les valeurs fondamentales
Respectez le temps des gens
Les réunions ne sont pas gratuites. Ils nécessitent du temps et de la concentration, qui sont les ressources les plus précieuses de votre équipe. Les bonnes réunions sont planifiées de manière à respecter à la fois vos collègues et leur temps. Seules les personnes qui doivent être présentes doivent y assister. Rien n'est pire que d'être coincé dans une réunion où vous ajoutez peu de valeur.
De plus, les réunions ne doivent pas durer plus longtemps que nécessaire. Lorsque les sujets deviennent spécifiques à quelques participants seulement, ces points doivent être retirés de la réunion afin que tous les participants soient concernés et que le temps de chacun soit respecté.
La règle d'or de chaque réunion est : moins il y en a, mieux c'est. Moins de personnes et moins de temps sont idéaux, ou plutôt, le temps approprié avec les bonnes personnes.
Inviter certains participants à partir lorsque leur participation n'est plus nécessaire est également un excellent moyen de montrer un profond respect pour leur temps. Bien que partir pendant une réunion puisse être considéré comme impoli, inviter les gens à partir leur offre une sortie plus gracieuse tout en supprimant la pression sociale et en les libérant pour retourner au travail.
Prenez le leadership
Des réunions réussies reposent sur un leadership efficace. Lorsque personne ne prend les devants, les objectifs deviennent flous, les participants restent désengagés et les actions de suivi sont oubliées. L'organisateur de la réunion doit soit prendre en charge, soit déléguer la direction à quelqu'un d'autre. Cette personne s'assurera que les sujets à l'ordre du jour sont couverts, que le rythme des réunions est bon et que chacun est clair sur ses rôles. La participation active des participants est cruciale pour maintenir l'engagement et éviter le multitâche pendant la réunion. Rappelez-vous que des réunions efficaces sont le résultat d'un leadership efficace.
Favorisez les discussions actives
Dans le monde des réunions efficaces, la collaboration est essentielle. Une réunion n'est pas une exposition individuelle, ni une plate-forme permettant à quelques privilégiés de dominer la conversation. Si une seule personne parle ou présente, cela devient une présentation - et cela pourrait être remplacé par une vidéo partagée. De même, si seuls quelques privilégiés participent activement, cela soulève la question de savoir si le reste des participants ne devrait pas être présent du tout à la réunion. Bien sûr, nombre de vos collègues voudront peut-être être au courant et être éventuellement impliqués en aval, mais s'ils ne jouent aucun rôle dans le processus décisionnel, ils ne devraient pas participer à la réunion d'aujourd'hui. N'oubliez pas que la collaboration est la pierre angulaire de réunions efficaces. Assurez-vous donc que tout le monde a une voix et une opportunité de contribuer à la discussion.
Soyez prêt
Prendre le temps de vous préparer à l'avance vous aidera à organiser vos pensées et à être prêt à discuter des points clés, ce qui rendra la réunion plus efficace et vous permettra de répondre adéquatement à toute question ou préoccupation potentielle.
Pour vous préparer, commencez par examiner les résultats souhaités et les principaux points qui doivent être discutés. Ensuite, préparez les questions et réponses potentielles, ainsi que toutes les données ou recherches pertinentes pouvant étayer vos arguments. La recherche de données pendant une réunion peut détourner l'attention de la discussion, alors assurez-vous d'avoir vos données prêtes avant la réunion.
Dans l'ensemble, donner la priorité à la préparation peut faire une différence significative dans le résultat de la réunion. Il vous aide à rester sur la bonne voie, concentré et garantit que le temps de chacun est utilisé efficacement. Alors, la prochaine fois que vous avez une réunion, assurez-vous de vous préparer et de vous donner les meilleures chances de succès. Évitez d'être inutile ou de faire perdre le temps des autres et assurez-vous de bien paraître.
Prendre la responsabilité
L'organisateur d'une réunion est responsable envers toute personne invitée à la réunion. Par conséquent, l'organisateur doit respecter les valeurs fondamentales et faire les suivis requis pour s'assurer que la réunion est significative et ne constitue pas une perte de temps pour tout le monde.
Les participants ont également la responsabilité de se préparer pour la réunion, d'assister à la réunion et de compléter les éléments d'action qui suivent. C'est beaucoup de responsabilité pour quelqu'un qui vient de recevoir une invitation Google Agenda ! C'est pourquoi l'organisateur de la réunion doit respecter le temps des autres en comprenant les implications de la convocation d'une réunion.
Assumer la responsabilité
Assumer la responsabilité Lors d'une réunion, la responsabilité de chaque participant est cruciale pour s'assurer que la réunion est productive et atteint ses objectifs. Lorsque les participants sont tenus responsables, ils sont plus susceptibles de participer activement à la discussion, en apportant leurs idées, leurs opinions et leur expertise. Cela contribue à favoriser un environnement collaboratif, conduisant à une meilleure prise de décision et à la résolution de problèmes. La responsabilisation facilite le suivi des progrès et l'identification des domaines qui doivent être améliorés.
- Attribuez des tâches et des responsabilités spécifiques à chaque participant dans la mesure du possible
- Fixer des délais pour les éléments d'action et suivre les progrès
- Assurez-vous que toutes les décisions et actions sont documentées et distribuées
Doit-on faire une réunion ?
Supprimer les réunions superflues est peut-être le plus gros cadeau que vous puissiez faire en termes de productivité. Si votre réunion respecte les valeurs fondamentales dont nous avons discuté précédemment, il est alors possible qu'une réunion ait encore du sens. Même dans ce cas, votre réunion n'a pas besoin d'être synchrone, ce qui signifie que les conversations asynchrones pourraient être un moyen plus efficace d'atteindre le même objectif.
Réunion asynchrone
Les réunions asynchrones sont un moyen d'atteindre les mêmes objectifs de réunion sans obliger les participants à assister à une discussion active en direct. Cela peut être un excellent moyen de respecter le temps de chacun tout en évitant la fatigue du zoom.
Les outils asynchrones peuvent inclure le courrier électronique, les plates-formes de messagerie comme Slack ou d'autres outils de collaboration. Si le concept est complexe ou si vous avez besoin de partager votre écran pour l'expliquer, envisagez d'enregistrer une narration audio/vidéo et de la partager avec d'autres. Cela peut facilement remplacer une réunion et les participants peuvent l'écouter quand ils en ont le temps. Alternativement, un message audio peut parfois être un moyen efficace de poser une question ou de suivre quelque chose - pensez-y comme une messagerie vocale moderne. De nos jours, de nombreux outils fournissent même une transcription textuelle, donnant au destinataire le choix de lire ou d'écouter votre message au moment qui lui convient le mieux.
Les réunions asynchrones peuvent être un excellent moyen de respecter le temps de chacun tout en atteignant les objectifs de votre réunion. Pensez à les utiliser le cas échéant pour réduire le nombre de réunions synchrones sur votre calendrier.
Réunion synchrone
Une réunion synchrone est une réunion où tout le monde est connecté en même temps (live). Cela signifie que chacun doit synchroniser son emploi du temps et arriver à l'heure. Une réunion synchrone se produit parce qu'une discussion active et que tout le monde dans la salle doit participer.
Matrice de décision de réunion
L'image suivante est une matrice qui peut aider à déterminer le meilleur canal de discussion synchrone ou asynchrone en fonction de plusieurs facteurs. La matrice comprend 4 dimensions :
- Urgence : le sujet nécessite-t-il une attention immédiate ?
- Importance : Quelle est l'importance du sujet ? Que se passe-t-il s'il est dépriorisé ?
- Complexité : avec quelle facilité le problème peut-il être résolu ?
- Préparation : Quel niveau de préparation est requis pour atteindre les objectifs ?
N'oubliez pas que toutes les réunions n'ont pas besoin d'être synchrones. Tenez compte de l'urgence et de l'importance du sujet, ainsi que du niveau de collaboration requis, avant de planifier une réunion.
Que faire lorsque vous recevez une invitation d'agenda sans ordre du jour ?
Lorsque vous recevez une invitation à un calendrier numérique sans ordre du jour, cela peut vous laisser suspendu dans un nuage d'incertitude. Il est essentiel de tendre la main et de demander des éclaircissements à l'organisateur de la réunion. Veuillez demander un ordre du jour ou au moins un bref aperçu des objectifs de la réunion.
N'oubliez pas que votre temps est précieux - comprendre le but de la réunion vous permet de vous préparer efficacement et de déterminer si votre présence est effectivement nécessaire et de vous préparer si elle l'est. Si l'organisateur de la réunion ne peut pas fournir un ordre du jour clair, cela peut être un signal d'alarme indiquant une réunion mal préparée et potentiellement improductive. Alors n'hésitez pas à demander ces informations vitales ; ce n'est pas seulement une courtoisie, c'est une pratique exemplaire.
Un guide pour des réunions synchrones réussies
Il y a quelques règles de base à suivre lors de l'organisation de réunions dans une organisation mature. Chez Nixa, nous avons développé la méthode CANAN, qui combine les meilleures pratiques du conseil en management, adaptée de manière flexible à tout type de réunion.
Avant les rencontres
Rendre l'ordre du jour de la réunion accessible à tous dès que possible
Les gens doivent se préparer à votre réunion. Vous ne voudriez pas que les gens perdent votre temps, alors ne perdez pas leur temps. Envoyez-leur un ordre du jour clair. Le meilleur endroit pour partager l'ordre du jour de la réunion est dans l'événement de calendrier lui-même. Ni Slack, ni Notion, ni e-mail. Cela signifie que l'ordre du jour de la réunion doit être rendu accessible à tous les participants à l'événement de l'ordre du jour, même si vous utilisez un canal différent comme l'e-mail ou le mou pour communiquer.
Pendant la réunion
La méthode CANAN
La méthode CANAN est une manière de préparer, de documenter et de partager des discussions qui débouchent sur des prises de décision lors de réunions. Vous pouvez l'intégrer en tant que modèle dans votre outil de prise de notes préféré. Le modèle de réunion CANAN couvre les points suivants :
- Contexte. Le contexte de la réunion est généralement le titre - c'est un moyen pour les participants de comprendre rapidement le sujet de la réunion.
- Buts. Les objectifs de la réunion doivent être clairs et partagés par tous les participants, même s'ils ont des rôles différents. Par exemple, un vendeur peut avoir pour objectif de "conclure l'affaire", mais l'objectif de la réunion doit être inclusif et répondre aux besoins de chacun. Considérez "Présenter l'offre de service et répondre à toutes les questions nécessaires avant le début du projet" comme objectif de réunion.
- Ordre du jour. L'ordre du jour répertorie tous les points qui doivent être discutés lors de la réunion. En partageant l'ordre du jour à l'avance, vous donnez aux parties prenantes la possibilité d'ajouter de nouveaux points et vous vous assurez que l'heure de la réunion est appropriée. Tout nouveau point soulevé pendant la réunion elle-même doit être soit déplacé vers le dernier point (divers), soit reporté pour des discussions supplémentaires.
- Remarques. Bien que chaque participant soit invité à prendre des notes pendant la réunion, chaque membre de la réunion doit également inclure des notes importantes à l'avance. S'il y a une présentation PowerPoint à revoir pendant la réunion, ajoutez-la aux notes de la réunion afin que les autres participants puissent la revoir à l'avance. Cela permettra de consacrer plus de temps à la discussion au lieu de lire la présentation pendant la réunion. Pendant la réunion, vos notes doivent suivre le principe de Low Effort-High
- Comprehension. Les notes ne doivent pas être un rappel pour votre propre cerveau, mais plutôt un moyen digeste de compréhension pour les autres personnes qui ne sont pas présentes à la réunion.
- Jalons. Les jalons sont des dates ou des livrables importants sur lesquels tous les participants à la réunion se sont mis d'accord. Les jalons sont des livrables généraux, et non des livrables individuels.
- Éléments d'action. Les éléments d'action sont des tâches qui sont attribuées à des participants spécifiques à la réunion pour progresser vers les jalons.
- Prochaines étapes. Les étapes suivantes sont les actions ultérieures simples liées à la réunion. Ceci est important car les parties prenantes qui n'étaient pas présentes à la réunion considéreront les prochaines étapes comme le cours naturel des actions de suivi après la réunion.
Après la réunion
Si vous êtes l'organisateur de la réunion ou la personne chargée d'aider à organiser la réunion, il est de votre responsabilité de faire un suivi après la réunion. Cela inclut l'envoi rapide d'un résumé des notes de réunion, des actions à mener et des prochaines étapes pendant que la réunion est fraîche dans la mémoire de chacun, idéalement dans les 24 heures. Ce faisant, tout le monde se souvient des résultats de la réunion et cela leur donne le temps de terminer leurs actions, ce qui peut réduire le stress.
Ce peut être une bonne idée d'informer ceux qui étaient absents ou non invités à la réunion avec les informations de suivi.
Sans un suivi adéquat, c'est comme si la rencontre n'avait jamais eu lieu. La courbe de l'oubli indique que les participants à la réunion auront oublié 60 % de la réunion après 2 jours.
Source: http://ol.scc.spokane.edu/jroth/Courses/English 94-study skills/MASTER DOCS and TESTS/Curve of Forgetting.htm
Liste de contrôle de la réunion
Voici une liste de contrôle pour vous aider à organiser votre prochaine réunion.
Avant la réunion
- Le contexte de la réunion est-il clair ?
- Les objectifs sont-ils clairs et inclusifs de tous les participants ?
- L'ordre du jour a-t-il été établi ?
- Le contexte, les objectifs et l'ordre du jour ont-ils été partagés avec tous les participants via une invitation de calendrier numérique avec suffisamment de temps pour se préparer ? ?
Pendant la réunion
- Vous avez créé vos notes dans l'outil collaboratif ?
- De plus, vous devriez demander aux autres participants de faire de même.
- Avez-vous établi les jalons?
- Avez-vous créé les éléments d'actions ?
- Avez-vous établi les prochaines étapes ?
Après la réunion
- Avez-vous résumé les notes importantes des participants ?
- Avez-vous affecté tous les éléments d'action ?
- Avez-vous partagé les notes récapitulatives, les étapes suivantes, les éléments d'action et les jalons avec tous les participants dans les prochaines 24 heures, via un calendrier numérique, après la réunion ?
Règles des réunions virtuelles
Utiliser les outils collaboratifs disponibles
Partager c'est aimer. Vos notes, prises sur une feuille de papier, ne valent rien si elles ne sont pas partagées avec les autres participants à la réunion. Si d'autres participants utilisent un outil collaboratif pour prendre des notes pendant la réunion, vous devez participer de manière adéquate en utilisant les mêmes outils que tout le monde. Les notes de réunion ne doivent pas être une activité gratuite pour tous, ni la responsabilité d'une seule personne.
Allume ta caméra
Afin de s'assurer que tout le monde se sente à l'aise et engagé pendant la réunion, il est important de faire preuve de respect en allumant votre caméra. Cela permettra non seulement une communication et une collaboration plus efficaces, mais cela aidera également à établir des relations plus solides avec vos collègues. De plus, en montrant votre visage, les gens sont plus susceptibles de capter les signaux non verbaux et le langage corporel, ce qui peut être crucial pour comprendre ce que les autres essaient de transmettre. Alors, s'il vous plaît, faites votre part pour créer un environnement de réunion positif et inclusif en gardant votre caméra allumée tout au long de la session.
Testez votre micro
Avoir un bon microphone est crucial pour des réunions productives. Assurez-vous que votre microphone fonctionne en effectuant un appel test et en demandant des commentaires à vos collègues. Cela aidera à s'assurer que tout le monde peut s'entendre et se comprendre pendant la réunion.
Un mauvais microphone peut être un draineur d'énergie pour les participants et contribuer à la fatigue du zoom, en particulier lors de longues réunions. Plusieurs langues peuvent également ajouter une couche supplémentaire de difficulté et entraîner de la frustration et de la fatigue lorsqu'elles sont combinées à un mauvais microphone.
Enregistrer si possible
Lorsque cela est possible, enregistrez votre réunion et rendez le lien d'enregistrement disponible dans vos notes de suivi. Cela peut permettre aux participants de revoir la réunion en cas de besoin et aux parties prenantes absentes d'écouter la réunion de manière asynchrone, pendant leur temps. Plus la réunion est complexe, plus il devient important d'enregistrer les réunions pour s'assurer que des informations précieuses ne sont pas perdues. Pour éviter que les gens ne soient déconcertés, nous suggérons de dire aux participants pourquoi l'enregistrement a lieu et les avantages de l'enregistrement des sessions.
Conclusion
Les principes et pratiques décrits dans cet article offrent une feuille de route pour parvenir à des réunions matures et productives. En respectant le temps des gens, en faisant preuve de leadership, en favorisant des discussions actives, en étant préparé et en prenant des responsabilités, les organisateurs de réunions peuvent créer une culture de respect et de productivité. De plus, en choisissant le format de réunion approprié (synchrone ou asynchrone) et en utilisant des outils collaboratifs, les participants à la réunion peuvent travailler ensemble efficacement, même lorsqu'ils ne se trouvent pas au même endroit physique. Nous espérons qu'en suivant ces pratiques, les organisations pourront transformer leurs réunions de pertes de temps frustrantes en sessions productives et engageantes, résultant en une utilisation plus efficace du temps et des ressources.